Jak napojit Upgates na Power BI a reporting

Data z e-shopu na Upgates dostanete třemi cestami: ručním exportem do CSV či XML, napojením Power BI přímo na REST API, nebo přes datový sklad, který mezi e-shop a dashboardy vloží vrstvu s historií. Přímý přístup do databáze u pronajatého e-shopu nečekejte — dokumentace popisuje právě tyto tři cesty. Která je ta vaše, záleží na dvou otázkách: kolik systémů chcete spojit a jak dlouhou historii potřebujete vidět. Projdeme všechny tři, včetně limitů, na které narazíte až v provozu.

Jaká data Upgates vydá

REST API v2 komunikuje v JSON a pokrývá podstatné entity e-shopu: objednávky, produkty, zákazníky, faktury, kategorie i slevové kupóny. U produktů dostanete varianty, EAN, prodejní i nákupní ceny a skladové zásoby po jednotlivých skladech — tedy podklad pro marži i pro hlídání ležáků. Ke změnám se dají přes API zaregistrovat webhooky: Upgates pak sám pošle upozornění, když se objednávka vytvoří nebo změní.

Druhou možností je export dat do CSV a XML — jednorázový ke stažení, nebo plánovaný, který generuje soubor na stálé adrese. Plánovaný export běží denně ve 4:00 ráno, u produktů existuje i menší varianta každé dvě hodiny a u objednávek dokonce každých pět minut — ta ale podle dokumentace obsahuje jen posledních 24 hodin. Výjimkou jsou faktury: ty se exportují pouze jako XML pro Pohodu, případně PDF.

Tři cesty k datům

Cesta	Stačí, když	Hlavní limit
Ruční exporty	jednorázová analýza	ruční práce, bez historie
Power BI přímo na API	jeden zdroj dat, malý objem	limity API, logika v jednom souboru
Datový sklad	více systémů, řízení podle marže	vstupní investice

Ruční exporty: kdy stačí a kde začnou bolet

Stáhnout objednávky do CSV a otevřít je v Excelu nestojí nic a na jednorázovou otázku — třeba srovnání kategorií za sezónu — to úplně stačí. Bolet začne pravidelnost. Každé pondělí někdo stahuje soubory, upravuje vzorce a hlídá, aby se nic neposunulo; takový reporting stojí stovky hodin ročně, jen to není vidět na faktuře. A hlavně: tabulka z e-shopu vám neukáže skutečnou ziskovost, dokud ji nespojíte s účetnictvím a náklady na reklamu.

Power BI napojené přímo na Upgates

Power Query umí číst JSON z API i soubor z pevné adresy plánovaného exportu. První graf z objednávek tak můžete mít za odpoledne a pro menší e-shop s jedním zdrojem dat je to legitimní řešení. Počítejte ale s tím, co přijde po prvním grafu.

API vrací nejvýše 100 záznamů na stránku a přístupy mají podle dokumentace hodinové limity od 10 do 100 požadavků podle přidělené úrovně, k tomu denní rezervu a nejvýše tři souběžné požadavky; při překročení přijde odpověď 429. E-shop s 80 000 objednávkami tak znamená 800 požadavků jen na objednávky — první načtení historie musíte rozložit v čase, nebo historii jednorázově vyexportovat a API nechat na přírůstky.

Druhý limit je koncepční. Power BI uloží to, co API právě vrátí — aktuální stav. Počet kusů na skladě vidíte k dnešku, ne k 1. lednu. Transformace a metriky žijí v Power Query jednoho souboru; druhý report znamená kopii logiky a za pár měsíců dvě verze pravdy. A spárování s Pohodou či Money S3 a s reklamními účty si musíte postavit a udržovat sami.

Datový sklad mezi Upgates a dashboardy

Nejrobustnější cesta: mezi e-shop a vizualizaci se vloží databáze, která si data pravidelně stahuje, ukládá a čistí. Tím zmizí všechny slabiny předchozí cesty najednou. Sklad drží historii — zásoby po dnech, vývoj stavů objednávek, ceny v čase — kterou z API zpětně nevyčtete. Objednávky z Upgates se spárují s fakturami z Pohody nebo Money S3 a s náklady ze Skliku, Mety a Google Ads, takže marži a PNO vidíte po kategoriích i kampaních. Transformace se definují jednou v datovém modelu a Power BI už jen čte hotové tabulky — obchod i marketing koukají na stejná čísla. Jak taková stavba vypadá krok za krokem, popisujeme v samostatném článku. A limity API přestanou být téma: sklad stahuje přírůstky v noci, dashboardy se jich nedotknou.

Co budete potřebovat

Pro API se v administraci Upgates pod „Doplňky – API” vytvoří přístup: přihlašovací jméno a heslo pro HTTP Basic autentizaci. Práva jdou omezit po sekcích — pro reporting stačí čtení objednávek, produktů a zákazníků, víc dodavateli nedávejte. Adresu API má každý e-shop vlastní, odvozenou od domény administrace. U feedů je to ještě jednodušší: nastavíte plánovaný export a předáte adresu vygenerovaného souboru.

A jedna nenápadná věc mimo administraci: seznam čísel, která chcete každé ráno vidět. Bez něj je každé napojení jen technika.

Časté zádrhely

První načtení historie. Hodinové limity API jsou stavěné na průběžný provoz, ne na jednorázové stažení pěti let objednávek. Plánujte historický import na více dní, nebo ho obejděte jednorázovým exportem.

Objednávky se mění zpětně. Storna, vratky, změny stavů. Nestačí přitahovat nové záznamy — poslední týdny je potřeba pravidelně přenačítat, jinak se report rozejde s realitou. Webhooky s tím pomohou, vyžadují ale vlastní endpoint, tedy vývojáře.

Feed není historie. Pětiminutový export objednávek nese jen posledních 24 hodin — hodí se na operativu, ne jako zdroj dlouhodobého reportingu. Denní export vzniká ve 4:00, dashboard nad ním ukazuje stav k ránu. Většinou to stačí, jen to musíte vědět.

Párování s účetnictvím. Celé spojení stojí na tom, že kódy produktů a čísla dokladů sedí v obou systémech. Ověřte to před stavbou, ne po ní — je to nejčastější místo, kde se integrace zadrhne. Finanční čísla navíc doporučujeme brát přímo z Pohody či Money S3; Upgates hraje roli zdroje objednávek, produktů a skladu.

Kolik stojí reporting nad Upgates

Upgates je pro nás standardní zdroj — konektor nestavíme od nuly, proto cenu říkáme předem. Starter za 23 000 Kč měsíčně je služba na naší infrastruktuře (PostgreSQL), Growth za 149 000 Kč jednorázově znamená vlastní sklad na vašem serveru, Pro za 439 000 Kč staví na Azure Databricks. První dashboardy vidíte za 2–4 týdny. Co přesně v ceně je a kdy se investice vrátí, rozebíráme v článku o ceně datového skladu.

---

Provozujete e-shop na Upgates a chcete vidět objednávky, marži i reklamu v jednom reportu? Ozvěte se — projdeme vaše systémy a řekneme pevné číslo.